для сети частных детских садов в Москве
Внедрение Битрикс24
Цель
Автоматизация работы и учета сети частных детских садов в Москве – MySadik (включает в себя 3 детских сада и школу).
Что мы сделали
— Организовали Личный кабинет для родителя.
— Минимизировали рутинную работу бухгалтеров и методистов с документами (ежемесячный расчет стоимости посещений, отправка и сбор документов и пр.)
— Объединили все коммуникации в одном месте.
Наши решения

Работа с заявками

Методист фиксирует первичный интерес или потребность в лиде, у которого имеется определенный набор полей: имя, пол, возраст ребенка и пр. Далее система автоматически фиксирует планируемую дату экскурсии по саду, а также время для принятия решения. Это помогает методисту не забывать о клиенте и периодически связываться с ним. После посещения сада и подтверждения о выборе заведения, заключается договор и происходит оплата, только после этого лид конвертируется в сделку.

Сделки

Сделки в системе делятся на три направления: детский сад, школа и нулевка. Они автоматически тэгируются нужным филиалом, что полезно для дальнейшей фильтрации и работы со сделками. Внутри сделки видна вся информация о ребенке (вплоть до состояния здоровья), его родителе, группе, воспитателях и ответственном методисте. Важный момент: если у всей группы меняется воспитатель, он автоматически меняется во всех связанных сделках. К сделкам также привязаны дополнительные услуги, секции и питание.

В сделках прикреплены все файлы документов, дополнительных соглашений, методисту не составит труда найти все документы по одной сделке.

Личный кабинет

Итак, при полном и корректном заполнении карточки сделки, все, что остается сделать методисту, чтобы завести Личный кабинет родителю – это запустить бизнес-процесс «Отправить клиенту ссылку на ЛК».

Мы модифицировали коробочную версию Б24 и теперь, чтобы перейти в Личный кабинет родителя, методисту нужно только нажать на кнопку «Личный кабинет» в сделке.
Личный кабинет родителя выполнен в едином стиле с сайтом MySadik. На этой странице мы разместили наглядный календарь посещений с отметками, когда ребенок болел, прогулял или был в отпуске, а также основную информацию из сделки: имя и телефон родителя, номер договора, формат и филиал посещения. В Личном кабинете также отражено состояние счета. В одном месте родитель может видеть ежемесячную стоимость посещений, дополнительных занятий, питания и итоговый остаток на счете. Родитель может подробнее ознакомиться с каждым счетом и актом и, в случае необходимости, распечатать или скачать их.

Вся эта информация автоматически загружается из CRM-системы.

Управление посещениями

Из карточки сделки также можно быстро попасть в календарь посещений и в пару кликов отметить ребенка. Методисту не составит труда переключаться между группами и выбирать отмечать других детей в этом же окне.

Это же касается и дополнительных занятий. У каждой группы есть свои доп. занятия, которые, в свою очередь, привязываются к преподавателю и стоимости. Интерфейс управления посещениями позволяет вести хронологию визитов детей.

Формирование счета

При полном и корректном заполнении карточки сделки (поля с данными о доп. занятиях, питании, ежемесячной стоимости), достаточно выбрать период, за который нужно сформировать счет, и запустить бизнес-процесс. После этого счет для родителя сгенерируется автоматически и отправится к нему в Личный кабинет для оплаты.

Реестры актов, оплат, посещений

В сделках удобно организован просмотр реестров оплат, посещений, доп. занятий, актов и пр. Очень быстро (например, при звонке) можно получить полную информацию о ребенке, найти нужные акты и документы.

Списки

Раздел включает в себя сквозные списки воспитателей, групп, посещений, доп. занятий и пр. по всем филиалам. В такой таблице удобно просматривать все события с возможности отфильтровать их по каждому признаку. Это полезно для решения спорных вопросов или каких-либо нюансов.

Импорт актов и платежей

Мы разработали уникальный модуль для обмена актов и платежей с 1С. Сложность разработки заключалась в том, что 1С находится в облаке и ее нельзя как-либо кастомизировать или доработать. Поэтому мы разработали модуль для импорта стандартных таблиц, используя привязку по номеру договора. С помощью этой привязки мы узнаем, что это за документ, когда и сколько поступило денег и к какому договору. Это позволяет бухгалтерии выгружать стандартные отчеты из 1С и импортировать их в CRM, где впоследствии данные распределяются по сделкам.

Согласование счетов и документов

Хозяйственная часть каждого филиала регулярно производит закупки (например, продукты для столовой) и для этого ей нужно согласовывать счета. Мы предусмотрели два бизнес-процесса, чтобы упростить такую работу. Проходя через согласование юриста и управляющего филиалом, договор или счет уходят бухгалтеру с задачей «Оплатить счет». Все этапы согласования доступны для просмотра инициатором, поэтому, как только он увидит согласованный платеж, он может связаться со своим контрагентом и подтвердить заказ.
Результаты работы
Главной целью нашей работы было создание Личного кабинета. Он сосредотачивает в себе всю необходимую информацию для родителя: контроль посещений ребенка, состояние и оплата счетов, дополнительные занятия и их стоимость. Также в Личном кабинете родитель может посмотреть последние новости по своему филиалу и группе. Важно, что вся эта информация автоматически загружается из CRM-системы, методистам не нужно ничего заполнять вручную.

Также мы сегментировали клиентов по филиалам и группам, чтобы упростить работу методистов с документацией, уведомлениями и пр. Такая система интеграции позволяет просто и быстро создавать аудитории в модуле «CRM-маркетинг», например, для рассылки уведомлений родителям. Можно быть уверенным в том, рассылка не уйдет клиенту, который уже не пользуется услугами компании.

Помимо наших доработок в CRM, стандартные инструменты Битрикс24 отлично используются сотрудниками. Сеть детских садов довольно большая, поэтому сотрудники активно пишут в чаты, ставят задачи, просматривают структуру сотрудников и пр.
Расскажите о вашей задаче
Опишите вашу задачу и какие результаты хотите получить, наша команда оценит ваш проект и свяжется с вами