Remark — это отраслевой digital-интегратор. С 2007 года помогаем компаниям быть максимально эффективными в цифровой среде, автоматизируя процессы маркетинга, продаж и внутреннего взаимодействия между сотрудниками. Наша главная экспертиза — в недвижимости, но накопленный опыт и компетенции позволяют работать с компаниями из любой сферы.
Пишите
Звоните
Автоматизация
работы в CRM
С чего начать и как автоматизировать отчеты
- Илья КошинLead Project Manager«Когда компания работает в CRM-системе, как в Excel, никакой пользы не получает»
Автоматизация против excel
CRM-системы созданы, чтобы делать работу с данными максимально автоматизированной и удобной. Но такого результата удается достичь не всегда.
Принцип работы с системами многих застройщиков хорошо иллюстрирует шутка: CRM — это неудобный Excel.
Но отличие CRM от Excel или Google таблиц явное:
Принцип работы с системами многих застройщиков хорошо иллюстрирует шутка: CRM — это неудобный Excel.
Но отличие CRM от Excel или Google таблиц явное:
- CRM-система даёт возможность работать с данными в автоматическом режиме. Excel не будет самостоятельно запрашивать нужные сведения.
- CRM-система дает возможность автоматизировать бизнес-процессы. Заставить Excel автоматически поставить новую задачу ответственному сотруднику еще никому не удавалось.
С чего начать автоматизацию в CRM?
Казалось бы, автоматизация процессов в CRM предназначена для работы с клиентами, для других задач есть системы автоматизации внутренних процессов, документооборота и прочее. Но классический подход к автоматизации очень сложен, а CRM-система предлагает более простой вариант. Так, бизнес-процесс привязывается к воронке продаж. Тогда на определенной стадии взаимодействия с клиентом появляется сделка, которая автоматически перемещается по воронке.
Бизнес-процессы основываются на понятной и простой логике. Если что-то изменилось, легко добавить или убрать некоторые этапы.
Начальная точка автоматизации зависит от масштаба компании, количества сотрудников и их ролей. Начинать в любом случае нужно с самой простой и часто повторяемой задачи. На этом этапе девелоперы часто допускают одну и ту же ошибку: простая задача кажется слишком простой, а потому для автоматизации берется более сложная. В итоге автоматизировать процесс не удается ни за неделю, ни за месяц.
Примеры стандартных задач для начала автоматизации бизнес-процесса:
Бизнес-процессы основываются на понятной и простой логике. Если что-то изменилось, легко добавить или убрать некоторые этапы.
Начальная точка автоматизации зависит от масштаба компании, количества сотрудников и их ролей. Начинать в любом случае нужно с самой простой и часто повторяемой задачи. На этом этапе девелоперы часто допускают одну и ту же ошибку: простая задача кажется слишком простой, а потому для автоматизации берется более сложная. В итоге автоматизировать процесс не удается ни за неделю, ни за месяц.
Примеры стандартных задач для начала автоматизации бизнес-процесса:
- 1отправка шаблона документа;
- 2отправка уведомления о просроченном дедлайне;
- 3подготовка договора для сделки.
Пример логики бизнес-процесса формирования договора
То есть начинать с типовых, простых, часто повторяющихся действий. И потом уже двигаться к более сложным задачам.
Важно понимать, сколько человек вовлечено в процесс. Если автоматизация этой задачи облегчит работу только одного человека, не стоит тратить время. Если она позволяет сэкономить время и усилия множества сотрудников, а также уменьшить процент ошибок, это основание для автоматизации.
Важно понимать, сколько человек вовлечено в процесс. Если автоматизация этой задачи облегчит работу только одного человека, не стоит тратить время. Если она позволяет сэкономить время и усилия множества сотрудников, а также уменьшить процент ошибок, это основание для автоматизации.
Автоматизированная отчетность
Ключевой задачей CRM-системы является обеспечение корректных данных для отчетов с возможностью их анализа. Однако данные девелопера вполне могут существовать в двух реальностях: в CRM и, к примеру, excel. В идеале, менеджеры вводят всю необходимую информацию в CRM-систему, которая оцифровывает полученные сведения. Проблема возникает, когда сотрудники забывают что-то внести, продвинуть по стадиям воронки, отметить галочкой. В результате CRM-система создаёт неверный отчет.
Самый простой способ обеспечить корректность данных — их регулярная сверка вручную. Если этого не делать, может возникать двойная система учета.
Самый простой способ обеспечить корректность данных — их регулярная сверка вручную. Если этого не делать, может возникать двойная система учета.
Сверять данные помогают автоматические отчеты в чате внутри CRM
Например, данные в CRM-системе существуют только номинально, а менеджеры обмениваются таблицами Excel через WhatsApp. Простое решение — ежедневно формировать в CRM отчет, с помощью которого менеджер сможет внести правки, если статистика систем отличается от его видения ситуации.
Вторая проблема заключается в подборе инструментов для удобной интерпретации. В классическом канбане неудобно смотреть некоторые данные. Приходится постоянно настраивать фильтры. Чтобы избежать лишних повторяющихся действий, удобно использовать дашборды.
Это скорее стратегическая отчетность, где сводятся и группируются различные показатели, фильтруются необходимые данные. Чтобы не собирать их вручную, лучше воспользоваться инструментами CRM. В системах они реализованы по-разному. В amoCRM есть возможность создать рабочий стол, где будут собраны показатели для регулярного мониторинга. В Битрикс 24 можно получить готовый отчет с необходимыми метриками.
Вторая проблема заключается в подборе инструментов для удобной интерпретации. В классическом канбане неудобно смотреть некоторые данные. Приходится постоянно настраивать фильтры. Чтобы избежать лишних повторяющихся действий, удобно использовать дашборды.
Это скорее стратегическая отчетность, где сводятся и группируются различные показатели, фильтруются необходимые данные. Чтобы не собирать их вручную, лучше воспользоваться инструментами CRM. В системах они реализованы по-разному. В amoCRM есть возможность создать рабочий стол, где будут собраны показатели для регулярного мониторинга. В Битрикс 24 можно получить готовый отчет с необходимыми метриками.
Замена автоматическим отчетам CRM
Однако продвинутых конструкторов отчетов у универсальных CRM пока нет. Вероятно, в ближайшем будущем системы не будут активно развиваться в этом направлении. Для сложных нестандартных отчетов можно использовать специальные BI-платформы. В недвижимости одной из самых распространенных является Power BI. Её уже можно назвать своеобразным отраслевым стандартом. Инструмент попроще для тех же целей — Google Date Studio.
Более сложный способ решения проблем нестандартных отчетов — приложения. Если у CRM нет опции группировки данных нужным образом, а BI-платформа не справляется с поставленной задачей, остается только разработать специальное веб-приложение.
В нём создается дашборд, который отображает конверсии с их визуализацией в виде таблиц или графиков. Не нужно что-то подставлять и сравнивать вручную, приложение всё сделает за вас. В любой момент дашборд можно дополнить новым графиком или таблицей, поэтому он никогда не потеряет актуальность.
Более сложный способ решения проблем нестандартных отчетов — приложения. Если у CRM нет опции группировки данных нужным образом, а BI-платформа не справляется с поставленной задачей, остается только разработать специальное веб-приложение.
В нём создается дашборд, который отображает конверсии с их визуализацией в виде таблиц или графиков. Не нужно что-то подставлять и сравнивать вручную, приложение всё сделает за вас. В любой момент дашборд можно дополнить новым графиком или таблицей, поэтому он никогда не потеряет актуальность.
Отчеты могут быть уникальными. Мы можем помочь создать такой отчет
Отраслевые особенности автоматизации
Современные универсальные CRM-системы в целом отражают потребности бизнеса. В том числе на рынке есть решения, подходящие для застройщиков и позволяющие закрыть конкретные потребности. Интеграция с BI-платформами и создание собственных приложений расширяют базовые возможности до максимальной эффективности и комфорта для девелопера.
Однако чтобы «выжать» из имеющихся решений максимум, лучше доверять работу по их внедрению интеграторам. Тогда ваша CRM не станет более сложным подобием Excel, а действительно будет работать.
Мы успешно внедряем имеющиеся на рынке решения с учетом специфики застройщика, а также разрабатываем свои продукты, чтобы девелоперы могли использовать CRM-системы с максимальным комфортом. Подробнее узнать о продуктах Remark можно здесь.
Однако чтобы «выжать» из имеющихся решений максимум, лучше доверять работу по их внедрению интеграторам. Тогда ваша CRM не станет более сложным подобием Excel, а действительно будет работать.
Мы успешно внедряем имеющиеся на рынке решения с учетом специфики застройщика, а также разрабатываем свои продукты, чтобы девелоперы могли использовать CRM-системы с максимальным комфортом. Подробнее узнать о продуктах Remark можно здесь.
Резюме
Подведём итог:
- 1Начните с самой простой и часто повторяемой задачи.
- 2Настройте отчет, в котором можно сверить данные CRM с реальными данными о сделках.
- 3Используйте готовые отчеты, которые позволяют выгружать данные на дашборды.
- 4Пользуйтесь BI-системами для глубокой аналитики данных.
- 5Обращайтесь к интеграторам для системной автоматизации CRM
Читайте также
Заявка на консультацию
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных